Hinter den Kulissen - die Vorbereitungen

Damit unser Klubturnier an den Start gehen kann, sind einige Vorbereitungen notwendig. Es fängt mit der Wintersitzung des Spielausschusses an, auf der bei Bedarf die Turnierordnung modifiziert wird. Solche Änderungen können eine Anpassung der bestehenden Klubturnierprogrammierung nach sich ziehen. Glücklicherweise stand dem Klub in den vergangenen beiden Jahren ein kostenloser Programmierer zur Verfügung, der die Programmierung von Andreas Schild entscheidend weiterentwickelte und die Anforderungen aus der Turnierordnung umsetzte. Dies betraf die Anmeldephase und insbesondere die Möglichkeit zur Partieverlegung, da das Turnier über einen Zeitraum von etwa zweieinhalb Monaten läuft.
Nach Abschluss der Meldephase fängt die eigentliche Arbeit für die Turnierleitung an, die sich über ca. eine Woche hinzieht. Zuerst werden vom Spielausschuss Gruppen an einem Abend gebildet. Die Mischung aus Spielberechtigungen, Wunschspieltagen und Anträgen sowie den damit verbundenen Hoffnungen ist eine Herausforderung. Dafür werden so lange Namenskärtchen hin und her geschoben, bis eine zufriedenstellende Einteilung erreicht wird.
Nach der Gruppeneinteilung werden die Daten in die Turniersoftware übertragen und die daraus erzeugten Paarungen sowie Kontaktdaten den Spielern zugeschickt. Einige erhalten mangels E-Mail die Informationen sogar noch per Post. Ergänzt werden diese Informationen durch besondere Einzelheiten, wie z.B. die Abwesenheit von Spielern bei Turnierbeginn, Hinweise auf Blindspiel und Rollstuhlfahrer. Danach werden die leeren Tabellen erzeugt und mit den Paarungen hochgeladen. Abschließend werden die Tischkärtchen hergestellt und die Dateien zur Elo-Auswertung vorbereitet, die am Monatsende den Elo-Referenten zugeschickt werden.
Anstrengend wird es, wenn nachträgliche Änderungen bei den Turnierteilnehmern auftreten oder fehlerhafte Kontaktdaten festgestellt werden. Dann dürfen die beschriebenen Abläufe in der Software nochmals für die betroffenen Gruppen durchlaufen werden.
Wenn schließlich an allen drei Spielabenden vor der 1. Runde die wichtigen Ansagen bekannt gegeben wurden, kehrt der Alltag wieder ein.

Die Turnierleiter Helge Hedden und Björn Bente